Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) - meldestelle(at)fluxana.de
Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, interner Regeln und der Prinzipien unserer Verhaltensgrundsätze hat bei FLUXANA oberste Priorität. Der Erfolg unseres Unternehmens basiert auf persönlicher Überzeugung und Regelkonformität. Um diesem Anspruch gerecht zu werden, ist es wichtig, von möglichem Fehlverhalten unserer eigenen Beschäftigten oder denen unserer Zulieferer zu erfahren und dieses zu unterbinden. Das Beschwerde- und Meldeverfahren ist für jeden zugänglich. Sowohl Mitarbeitende als auch Personen und Organisationen außerhalb von FLUXANA können Beschwerden und Hinweise melden.
Eine wichtige Säule unseres Hinweisgebersystems ist der Grundsatz des fairen Verfahrens. Es garantiert den größtmöglichen Schutz für Hinweisgeber*innen, Betroffene und Beschäftigte, die an der Aufklärung des gemeldeten Fehlverhaltens mitwirken. Benachteiligungen von Hinweisgeber*innen und allen Personen, die zu Untersuchungen beitragen, werden nicht toleriert. Für Betroffene gilt die Unschuldsvermutung, bis der Verstoß nachgewiesen ist. Die Untersuchungen werden mit äußerster Vertraulichkeit durchgeführt. Die Informationen werden in einem fairen und geschützten Verfahren verarbeitet.
Hat FLUXANA ein unternehmensweites Verfahren?
Ja. FLUXANA betreibt einen unternehmensweiten, öffentlich zugänglichen Meldekanal
meldestelle(at)fluxana.de. Alle Beschwerden und Meldungen von Mitarbeitenden oder
Dritten werden gleichbehandelt – soweit dies rechtlich erlaubt ist.
Auf Wunsch senden wir Ihnen gerne unsere interne Verfahrensanweisung (FXVA-0016) zu.
Auf Wunsch senden wir Ihnen gerne unsere interne Verfahrensanweisung (FXVA-0016) zu.
Wer kann Beschwerden und Meldungen abgeben?
Jeder. Das Beschwerde- und Meldeverfahren kann jeder nutzen. Sowohl Mitarbeitende und Organisationen außerhalb von FLUXANA können ihre Beschwerden und Hinweise melden
meldestelle(at)fluxana.de
Was kann ich melden?
Jeden Verdacht auf einen tatsächlichen oder möglichen Verstoß gegen Gesetze oder
interne Vorschriften – auch zu Menschenrechten und Umweltrisiken oder -pflichten. Der Verdacht kann sich entweder gegen einzelne FLUXANA Mitarbeitende richten oder im Zusammenhang mit einem FLUXANA Geschäft oder einem Lieferanten von FLXUANA bestehen. Bitte geben Sie nur Beschwerden oder Meldungen ab, wenn Sie von ihrer Richtigkeit überzeugt sind.Wie kann ich Beschwerden und Meldungen abgeben?
Via Email über meldestelle@fluxana.de. Wenn Sie sich lieber direkt bei FLUXANA an jemanden wenden wollen, sprechen Sie gerne unsere Meldestellenbeauftragte an.
Wenn Sie Unterlagen, wie Fotos und Dokumente einreichen wollen, erhalten Sie einen geschützten LINK um die Unterlagen entsprechend versenden zu können.
Wer kümmert sich um meine Beschwerde oder Meldung?
Die Meldestellenbeauftragte und alle Mitarbeitenden, die von der Meldestelle beauftragt werden. Alle Mitarbeitenden sind unparteiisch, unterliegen einer besonderen Verschwiegenheitspflicht und haben an einr offiziell anerkannten Schulung teilgenommen.
Wird meine Identität vertraulich behandelt?
Ja. Sämtliche Beschwerden und Meldungen werden selbstverständlich vertraulich behandelt. Für FLUXANA ist es besonders wichtig, Ihr Anliegen vertraulich zu behandeln, und wir schützen Sie als Meldenden! Vertrauliche Daten dürfen nur mit Ihrer Einwilligung weitergegeben werden, oder wenn dies erforderlich und rechtlich zulässig ist.
Werde ich benachrichtigt, dass meine Beschwerde oder Meldung bearbeitet wird?
Ja. Die hinweisgebende Personen erhält sofort eine elektronische Empfangsbestätigung von meldestelle(at)fluxana.de und spätestens nach 72 Stunden eine Eingangsbestätigung durch die Meldestellenbeauftragte.
Werden alle Beschwerden und Meldungen bearbeitet?
Ja. Jede Beschwerde und Meldung, die uns erreicht, nehmen wir ernst. Die Meldestelle prüft, ob die Beschwerde oder Meldung ausreichend Informationen enthält, um eine weitere Sachaufklärung durchzuführen. Sollte die Meldestelle weitere Informationen benötigen, wird sie mit Ihnen in Kontakt treten.
Was passiert mit meiner Beschwerde oder Meldung, wenn sie geprüft wurde?
Es kommt darauf an: Sobald die Beschwerde oder Meldung geprüft wurde, kann die Meldestelle den Vorgang (ohne Nennung des Hinweisgebenden) an eine andere
zuständige Fachabteilung im Unternehmen zur Bearbeitung und Sachaufklärung oder an
eine zuständige Behörde weiterleiten. Die Meldestelle kann die Beschwerde oder Meldung auch selbst bearbeiten. Sofern eine interne Untersuchung erforderlich ist, leitet die Meldestellenbeauftragte diese in die Wege. Alle Mitarbeitenden sind unparteiisch und unterliegen einer besonderen Verschwiegenheitspflicht.
Während der Untersuchung sichtet die Meldestelle alle relevanten Dokumente, spricht mit Zeuginnen und Zeugen sowie Betroffenen und analysiert – falls notwendig – elektronische Daten. Am Ende der Sachaufklärung werden die Ergebnisse in einem Bericht zusammengefasst und an die interne Abteilung geschickt, die diese Information benötigt. Zu den möglichen Ergebnissen der Sachaufklärung zählen Empfehlungen zu Disziplinarmaßnahmen (wie etwa Abmahnung, Versetzung, Kündigung) oder zu anderen Abhilfemaßnahmen etwa im Risikomanagement oder in anderen internen Prozessen. Sofern es uns möglich und rechtlich erlaubt ist, werden wir Sie innerhalb von drei Monaten über ergriffene Maßnahmen informieren – auch, wenn die Sachaufklärung bis dahin noch nicht abgeschlossen sein sollte.
Gibt es Vorgaben zur Sachaufklärung?
Ja. Alle Tatsachenermittler müssen bestimmte Verhaltensregeln einhalten, wie zum Beispiel:
1. Der Meldende ist zu schützen! Weder sein Name noch Einzelheiten aus der Meldung dürfen ohne Grund und/oder ohne Genehmigung weitergegeben werden.
2. Jede Sachaufklärung muss fair, objektiv ohne Vorurteile und mit Respekt ablaufen.
3. Die von der Beschwerde oder Meldung Betroffenen haben das Recht, angehört zu werden.
4. Daten und Informationen sind vertraulich zu behandeln.
5. Sobald ein Tatsachenermittler bemerkt, dass es aus persönlichen Gründen für ihn schwierig ist, die Sachaufklärung objektiv zu führen, muss er diesen Interessenkonflikt melden. Die aufklärende Abteilung wird dann den Vorgang an einen anderen Tatsachenermittler übertragen.
Bin ich als Meldender geschützt?
Ja. FLUXANA toleriert keinerlei Vergeltungsmaßnahmen!
Personen, die in gutem Glauben Beschwerden oder Meldungen einreichen, werden dafür nicht bestraft. Wenn Sie glauben, dass gegen Sie oder andere Personen Vergeltungsmaßnahmen ergriffen wurden oder dass Sie oder diese Personen wegen der Einreichung einer Beschwerde in irgendeiner Weise benachteiligt wurden, informieren Sie uns bitte unverzüglich meldestelle(at)fluxana.de. Allen plausiblen Behauptungen einer Benachteiligung gehen wir nach.
